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拍品征集时应注意的事项

 通常情况下,拍卖公司的拍卖活动,大致可分为五个阶段,即征集拍品、预展、拍卖、交付拍品、收取价款和佣金等过程。具体到征集拍品阶段,作为一个拍卖公司,应当注意哪些问题,才能更好地保护自己的合法权益呢?.........

  在现实中,我们通过代理拍卖纠纷案件,发现有些纠纷是由于拍卖公司在征集拍品的过程中,仅仅是与委托人签署一个委托协议,而并未注意收集有关委托人是否有权处分委托拍品的证明文件或证明材料。而这些文件对于拍卖公司今后能否顺利拍卖和能否规避风险至关重要,应该引起每一家拍卖公司的足够重视。

  为什么拍卖公司应该收集拍品的委托人是否有权处分委托拍品的证明文件或证明材料呢?因为这些证明文件的重要性在于:如果委托人对于其委托拍卖的物品没有所有权或者无权处分,那么,该委托人实际上无权委托拍卖公司对该物品进行拍卖。如果这样的拍品被拍卖公司拍卖,则拍卖公司的拍卖行为将有可能侵害到真正的拍品所有权人的财产权利,并有可能为此卷入到财产侵权案件的诉讼当中,成为案件的被告。《中华人民共和国拍卖法》中,对于应该注意委托人是否对拍品拥有所有权和处分权的问题也有明确规定,即:拍品应当是委托人所有或者依法可以处分的物品或者财产;拍品的委托人违反该规定,委托拍卖自己没有所有权或者无权处分的物品或者财产,应当承担责任。而拍卖公司如果明知委托人对拍卖的物品或者财产没有所有权或者无权处分,仍然对财产进行拍卖的,则拍卖公司应当为此承担连带责任。

   为了避免上述法律风险,我们建议拍卖公司在向委托人征集拍品的过程中,应注意收集证明委托人对该拍品拥有所有权或处分权的证据材料。如果拍品是房产、车辆等此类有产权登记手续的物品或财产,拍卖公司应该要求委托人出示产权证明及委托人的身份证明,以便核实委托人是否对该拍品拥有所有权和处分权。如果拍品是字画、古玩等此类不是通过产权登记证明所有权的物品或财产,则拍卖公司应该要求委托人出具购买该字画、古玩的协议、付款凭证、或其他有关拍品来源的证明等材料,以证明委托人对该字画、古玩等物品拥有所有权和处分权。如果拍品属于委托人祖传的物品,没有任何购买协议、付款凭证或来源证明等材料,则拍卖公司至少应该要求委托人出具一份书面说明,由委托人亲自描述该拍品的来源和收藏过程等情况,以佐证委托拍品的来源和委托人对该拍品拥有合法的权利等情况。

  如果委托人不是拍品的产权人,则拍卖公司应注意收集的手续就应该更详尽一些,除了上述要求收集的产权证明、产权人身份证明等材料以外,还应该要求委托人提供产权人同意其代为出售拍品的授权书,而且,从谨慎角度的考虑,我们建议拍卖公司还应就该授权书的真实性,与真正产权人进行核实。

   如果一家拍卖公司能够细致地做到了上述工作,那么,将可以有效地防范商业风险,或减少拍卖中出现纠纷的可能性。如果,拍卖公司不注意收集拍品权属证明,一旦发生将委托人无权处分的拍品进行拍卖这种情况,则真正的产权人出现后,将可能使拍卖公司陷入被动或纠纷中。此类情况可能是在拍卖前,产权人和委托人对拍品权属发生争议,产权人表明其真实身份后,要求拍卖公司撤拍,这样,拍卖公司前期对拍品的征集、预展、印制图录等工作,最终由于纠纷无法成功上拍,拍卖公司白白浪费了许多人力、物力,却不能得到应有的商业利益;另一种风险可能是:拍品拍卖成交后,真正的产权人才出现,并开始索赔,则拍卖公司将可能被卷入纠纷或诉讼中,面临与委托人承担连带赔偿责任的风险。

  一家规范运作的拍卖公司,应当注意自身的拍卖行为符合法律规定,同时也应该注意自觉地规范自己的拍卖行为,避免因前期征集拍品工作中的疏漏,而卷入不必要的纠纷。虽然,拍卖公司要核实委托人对拍品是否具有所有权和处分权的手续,可能会使拍卖公司征集拍品的过程稍显复杂,但只要拍卖公司能够在拍品征集过程中,注意核实该问题,将可能避免许多商业风险,而且这种认真、细致的工作,也会彰显出拍卖公司严谨的工作作风,利于树立一个拍卖公司的良好形象。